I 5 elementi della Fattura Elettronica PA

FatturaPA

Con la legge finanziaria del 2008 è diventato obbligatorio inviare le fatture alla Pubblica Amministrazione esclusivamente in formato elettronco. L’obbligo è stato suddiviso in due diversi step:

  1. Dal 6 giugno 2014 per le fatture emesse ai Ministeri, Agenzie Fiscale ed Enti Nazionali di Previdanza e di conseguenza per tutti gli uffici ed istituzioni da essi dipendenti.Questo significa che già dal 6 giugno 2014 l’obbligo è in vigore per le fatture elettroniche inviate agli istituti scolastici statali, alle caserme, agli uffici dell’Agenzie delle Entrate, agli uffici dell’INPS, INAIL ecc.
  2. Dal 31 marzo 2015 per le fatture emesse verso tutti i restanti Enti Pubblici, quindi anche i Comuni, le Province, le Regioni e le Università non potranno accettare le fatture se non in formato elettronico.

Che differenza c’è tra fattura elettronica e fattura “tradizionale”?

Chiariamo subito un dubbio, la fattura elettronica ha tutte le carattersitia di una fattura cosidetta tradizione, quindi i dati in essa contenuta sono gli stessi di sempre (numero fattura, data, destinatario, natura dei beni o servizi, prezzi, iva, totale ecc..), può essere stampata su carta ma deve essere inviata esclusivamente via Internet, quindi necessariamente occorre  produrre un file che contiene i dati della fattura e fare in modo che il destinatario lo riceva correttamente.

Ecco quali sono i 5 elementi che caratterizzano la fatturazione elettronica PA e analizziamoli uno per uno:

  1. File dati in formato standard xml
  2. Codice IPA che identifica l’ente destinatario
  3. Firma elettronica
  4. Invio esclusivamente al Sistema d’Interscambio
  5. Obbligo della conservazione sostitutiva

1) File dati xml

L’azienda che termina la prestazione o cede dei beni alla PA, per ricevere il corrispettivo dovuto deve consegnare una fattura e attendere (con molta pazienza) che questa venga liquidata.

Ma se fino ad ora per compilare una fattura era sufficiente carta e penna, oggi obbligatoriamente abbiamo bisogno di un computer e un programma che riesca a trasformare i dati della fattura in un file da inviare via Internet. Per arrivare a questo le strade percorribili sono due:

  1. Dotarsi di un software di fatturazione che sia in grado di di produrre anche file in formato standard xml.  Il software dovrà essere anche aggiornato periodicamente poichè nel tempo le caratteristiche del formato standard possono cambiare in funzione delle nuove direttive ministeriali. Proprio per questo motivo è cosigliabile avere un contratto di assistenza software con il fornitore.
  2. Continuare a produrre le fatture come si è fatto fino ad ora e nel momento in cui si ha la necessità di inviarne una  alla PA utilizzare un servizio fornito da terzi. Questo è esattamente quello che offre fatturamia.it

2) Il Codice Univoco IPA

Tutte gli uffici della  PA per ricevere le Fatture Elettroniche hanno  l’obbligo di essere registrati presso l’ Indice della Pubblica Amministrazione  (IPA) che è un archvio pubblico, istituito per legge già dal 2005 ed è consultabile via Internet. Ad ognuno di essi viene attribuito un codice che li identifica in modo univoco. Questo codice deve essere inserito nella fattura. Normalmente viene comunicato dall’ente stesso ai propri fornitori ma è buona prassi fare una consultazione sul siito IPA per verificarne l’esattezza.

3) Firma Elettronica

firmaelettronica

E’ l’elemento che garantisce l’originalità del documento. Per apporre la firma elettronica bisogna dotarsi di un dispositivo rilasciato da un ente certificatore terzo (es. la Camera di Commercio) e un PIN segreto. Il dispositivo può essere una Smart Card con un chip o una pennetta usb che contiene i certificati elettronici codificati. Attraverso il dispositivo, il PIN segreto e un software specifico  è possibile apporre la firma sulla fattura elettronica trasformandolo in documento firmato. Solo dopo questo passaggio il documento può essere inviato.

Attenzione l’obbligo di apporre la firma elettronica è del soggetto che invia, quindi se l’azienda che  emette la fattura delga un intermediario per l’invio, quest’ultimo si farà carico anche di questa incombenza sollevando l’azienda mittente.

4) Il Sistema di Interscambio

Una volta emessa la fattura, generato e firmato il file xml, questo deve essere inviato. Anche qui ci sono 3 possibilità, ma attenzione, il file va inviato esclusivamente al SdI (Sistema d’Interscabio) il quale, dopo aver effettuato i controlli e registrato i dati, trasmette le fatture all’Amministrazione destinataria e produce una ricevuta che invia mittente. Il SdI è il fulcro di tutto il sistema della Fatturazione Elettronica PA, è gestito dall’Agenzia delle Entrate e ha come scopo fondamentale quello di monitorare in tempo reale il debito pubblico nei confronti dei fornitori. In previsione che tutto il sistema da qui a breve sarà perfettamente collaudato, possiamo immaginare che molto probabilmente l’obbligo della fattura elettronica sarà esteso anche tra tutti i soggetti possessori di partita iva. A quel punto si apriranno nuovi scenari.

sdi
Le fatture al Sdi possono esssere inviate:
Tramite Posta Elettronica Certificata (PEC). Per utilizzare questo canale bisogna essere forniti di casella di posta PEC ma si presuppone anche di essere in possesso di un software che può generare la fattura in formato elettronico, essere dotati di dispositivo per la firma digitale e avere a disposizione un sistema di archiviazione elettronica.
Tramite il canale Web del SdI. Per accedere è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline. Ma comunque, come nel caso dell’invio tramite PEC, bisogna dotarsi di software, firma elettronica e sistema di archiviazione elettronica.
Tramite Intermediario Autorizzato. In questo caso tutte le incombenze vengono demandate al soggetto intermediario, il quale con delega dal fornitore che emette la fattura provvede con i propi sistemi a gestire tutto il flusso di invio, firma, ricevute e archiviazione.

5) Obbligo della conservazione sostitutiva

La decisione del legislatore di consentire la conservazione delle Fatture PA esclusivamente con sistemi informatici, anche se per alcuni potrebbe sembrare una forzatura, il realtà è una scelta coerente coni principi che regolano l’istituzione della fattura elettronica. Trasformare  un documento digitale in documento cartaceo solo per la conservazione ne avrebbe snaturato il principio stesso.

La conservazione digitale, sia delle fatture sia di qualsiasi altro documento fiscale e non, può essere gestita in modo autonomo con strumenti informatici adatti o in alternativa può essere delegata a soggetti terzi che svolgono questo servizio con costi proporzionati all’utilizzo. Nel servzio FatturamiaPA è inclusa anche la conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture inviate.